Faire accepter ses documents : apostille, légalisation et traductions certifiées

Dernière vérification : 8 octobre 2026. Guide étudiant non officiel, pas un conseil de l'EPFL ni des autorités : vérifiez sur les pages officielles indiquées avant d'agir. Abréviation inconnue ? Voir le Glossaire.

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À vérifier: auprès de l'office qui demande le document, avant de commander quoi que ce soit, s'il accepte l'ex…

Comment faire accepter un acte de naissance ou de mariage étranger (ou un autre document officiel) par une commune vaudoise, l'état civil cantonal ou le Service de la population (SPOP), comment faire certifier un document suisse ou de l'EPFL pour l'étranger, et qui peut certifier une traduction. Orientation pour les étudiants internationaux et nouveaux arrivants près de l'EPFL, pas un conseil juridique. C'est l'office qui demande le document qui décide de ce qu'il accepte.

En bref

Un document officiel étranger doit en général être authentifié avant qu'une autorité suisse l'accepte.
- Si le pays qui l'a délivré est partie à la Convention de La Haye (Convention Apostille) (la Suisse l'est depuis le 11 mars 1973) : demandez une apostille à l'autorité compétente du pays qui a délivré le document.
- Sinon : demandez une légalisation consulaire, en général à l'ambassade ou au consulat de Suisse compétent pour ce pays.
Les ambassades et consulats de Suisse ne peuvent pas délivrer d'apostille.
Document qui n'est ni en allemand, ni en français, ni en italien ? Les offices d'état civil suisses demandent une traduction certifiée conforme dans l'une de ces langues. Dans le canton de Vaud, la signature du traducteur est légalisée par un notaire vaudois.
Documents vaudois pour l'étranger : apostille ou légalisation au Bureau des légalisations de la Préfecture du district de Lausanne, CHF 30 par document.
Documents fédéraux pour l'étranger (y compris les diplômes EPFL) : la Chancellerie fédérale à Berne, par courrier postal uniquement.
Commencez tôt. L'état civil vaudois prévient que le contrôle des documents étrangers peut prendre plusieurs mois.

Apostille ou légalisation ?

Votre situation	Ce qu'il vous faut	Qui s'en charge
Document étranger, le pays qui l'a délivré est partie à la Convention Apostille	Apostille sur le document	L'autorité désignée par le pays qui a délivré le document (voir la liste des autorités compétentes de la HCCH)
Document étranger, le pays qui l'a délivré n'est pas partie	Légalisation du sceau et de la signature officiels	La représentation suisse compétente dans ce pays, sur présentation de l'original, si le pays fait partie de son arrondissement consulaire. Parfois, l'ambassade ou le consulat du pays étranger en Suisse peut légaliser à la place : demandez d'abord à l'autorité suisse qui a exigé le document si elle accepte cette procédure.
Document suisse pour un pays qui est partie	Apostille	Autorité cantonale de légalisation (Vaud : Préfecture de Lausanne) ou Chancellerie fédérale
Document suisse pour un pays qui n'est pas partie	Légalisation suisse, puis étape consulaire du pays de destination	Les mêmes offices suisses ; ensuite, renseignez-vous auprès de l'ambassade ou du consulat du pays de destination en Suisse

Une apostille confirme seulement l'origine du document (signature, qualité du signataire, sceau). La Chancellerie fédérale souligne qu'elle certifie les signatures, pas le contenu du document ni les traductions.

Pays voisins et extraits plurilingues. L'Office fédéral de l'état civil (OFEC) liste des accords bilatéraux en matière d'état civil avec l'Autriche, l'Allemagne, l'Italie et la France, ainsi que la participation de la Suisse aux conventions de la Commission internationale de l'état civil (CIEC), dont celles sur les extraits plurilingues d'actes de l'état civil et sur la dispense de légalisation des actes de l'état civil. Si votre pays y est partie, un extrait plurilingue peut être accepté avec moins de formalités.

À vérifier: auprès de l'office qui demande le document, avant de commander quoi que ce soit, s'il accepte l'extrait plurilingue CIEC de votre pays sans apostille.

Sources : DFAE, Ambassade de Suisse à Malte, Légalisation de sceau et de signature officiels · HCCH, Espace Apostille · HCCH, État présent de la Convention Apostille · Chancellerie fédérale, Légalisations · OFEC, Droit international

Documents étrangers pour les offices vaudois

Ce que demandent les offices vaudois

Office et démarche	Documents cités sur la page officielle	Authentification / traduction demandée
Commune : arrivée à Lausanne (ressortissants d'États tiers)	Document d'état civil correspondant à votre situation actuelle : acte de naissance, acte de mariage ou de partenariat, jugement de divorce définitif, acte de veuvage, etc.	Pour un enfant arrivant de l'étranger avec un seul parent : document de garde / d'autorité parentale et accord écrit de l'autre parent, chacun légalisé (traduit si nécessaire) ; si l'autre parent est décédé, un acte de décès officiel légalisé et traduit
SPOP : regroupement familial (conjoint, partenaire, enfants d'un titulaire de permis B, C ou L)	Copie de l'acte de mariage, du livret de famille ou de l'acte de partenariat enregistré ; acte de naissance avec filiation pour chaque enfant	Document de garde et accord du parent resté à l'étranger : légalisés (traduits si nécessaire)
État civil vaudois : mariage dans le canton de Vaud (un ou deux fiancés étrangers)	Documents sur la naissance, le sexe, le nom, la filiation, l'état civil (par exemple un certificat de célibat si votre pays en délivre, ou la preuve de la fin du dernier mariage) et la nationalité ; preuve du séjour légal jusqu'au mariage	En principe pas plus de six mois ; si le document n'est pas dans une langue officielle suisse, une traduction certifiée en allemand, français ou italien. Certains documents étrangers doivent aussi être authentifiés par l'ambassade de Suisse dans le pays ; l'état civil les y envoie lui-même.
Échange du permis de conduire (SAN, formulaire 220)	Permis étranger original et valable	« Dans certains cas, une traduction officielle est exigée. » Si la date de l'examen manque, une attestation de l'autorité qui a délivré le permis est nécessaire.

Les autres communes proches de l'EPFL ont leurs propres listes : renseignez-vous auprès du contrôle des habitants de votre commune. Pour les permis de famille en détail, voir Famille, partenaire et garde d'enfants ; pour l'inscription à la commune, Permis de séjour et inscription à la commune ; pour le permis de conduire, Échanger son permis de conduire.

Le contrôle peut prendre des mois

L'état civil vaudois indique que la procédure préparatoire de mariage dure en général quelques mois, surtout quand des documents étrangers doivent être contrôlés, et conseille de ne pas fixer de date de mariage avant la fin de la procédure. Une fois les documents chez l'ambassade de Suisse à l'étranger, l'état civil vaudois n'a aucune influence sur le délai de traitement.
Rendez-vous : le 8 octobre 2026, l'état civil affichait ses prochains rendez-vous libres environ deux mois plus tard. Si vous manquez un rendez-vous sans l'avoir annulé au moins 24 heures à l'avance, vous payez un émolument supplémentaire de CHF 75.
Pour les événements survenus à l'étranger (naissance, mariage, divorce, etc.) : selon le pays, la représentation suisse fait vérifier le contenu des documents par un avocat local de confiance, ce qui « prend généralement plusieurs mois ». Si vous êtes ressortissant étranger, habitez le canton de Vaud et n'avez jamais eu d'événement d'état civil en Suisse, vous annoncez l'événement survenu à l'étranger directement au contrôle des habitants de votre commune.

Sources : Ville de Lausanne, Inscription à Lausanne pour une personne d'une autre nationalité (État tiers) · État de Vaud, Regroupement familial : documents à fournir · État de Vaud, Ouvrir une procédure préparatoire de mariage (un ou deux fiancés étrangers) · État de Vaud, Informations complémentaires concernant la procédure de mariage · OFEC, Mémento Mariage en Suisse n° 150.1 (PDF) · État de Vaud, Annoncer un événement d'état civil survenu à l'étranger · État de Vaud, Échanger un permis de conduire étranger · SAN, Formulaire 220 (PDF)

Se marier dans le canton de Vaud (documents, entretien de clôture, cérémonie) : voir Se marier dans le canton de Vaud : la procédure d'état civil.

Ce que fait un notaire vaudois et comment fonctionnent ses émoluments (hors logement) : voir Les bases du notaire dans le canton de Vaud.

Traductions certifiées

Pour une utilisation en Suisse (Bureau cantonal pour l'intégration, Vaud-Bienvenue) :

Faites traduire le document par un traducteur.
Demandez au traducteur de confirmer qu'il a fait légaliser sa signature par un notaire vaudois. Seuls les notaires peuvent légaliser la signature de personnes privées (dans le canton de Vaud, depuis le 1er janvier 2011).

Pour une utilisation à l'étranger :

Pays de la Convention Apostille : après l'étape du notaire, faites apostiller la légalisation du notaire par le Bureau des légalisations de la Préfecture de Lausanne.
Pays hors Convention Apostille : après l'étape du notaire, contactez l'ambassade ou le consulat du pays de destination, puis déposez le tout à la Préfecture de Lausanne pour une légalisation simple.

Trouver un traducteur ou un notaire : Vaud-Bienvenue renvoie à l'Association suisse des traducteurs, terminologues et interprètes (ASTTI) pour les traducteurs, et à l'association des notaires vaudois pour une liste de notaires. Les traducteurs et les notaires fixent leurs propres prix : demandez un devis avant de commander.

Interprètes aux rendez-vous : à l'entretien de clôture du dossier de mariage et à la cérémonie, vous pouvez venir avec un interprète à vos frais (prévenez l'officier d'état civil au moins une semaine avant l'entretien). Pour les rendez-vous médicaux, sociaux ou scolaires, les professionnels peuvent faire appel à des interprètes communautaires (Appartenances dans le canton de Vaud), en général payés par leur institution.

Sources : Vaud-Bienvenue, Interprétariat et traductions · État de Vaud, Informations complémentaires concernant la procédure de mariage

Documents suisses pour l'étranger

Documents vaudois : Préfecture de Lausanne

Le Bureau des légalisations de la Préfecture du district de Lausanne est le seul office habilité à légaliser pour l'étranger les documents qui portent des signatures officielles vaudoises.

Acceptés : documents avec une signature originale et un sceau vaudois d'une autorité, d'un notaire ou d'une administration publique. Exemples : jugements de divorce des tribunaux vaudois, extraits d'état civil vaudois (naissance, mariage, décès), actes notariés, certificats médicaux ou vétérinaires (d'abord timbrés par le service concerné), attestations de domicile, extraits du registre du commerce, documents privés légalisés par un notaire vaudois.
Refusés : photocopies, signatures électroniques.
Émolument : CHF 30 par document au guichet (espèces ou carte bancaire) ; par courrier, CHF 30 par légalisation, payés d'avance en francs suisses.
Délai : au guichet, en général immédiatement (ou en quelques jours en cas d'affluence) ; par courrier, environ 10 jours ouvrables, par ordre d'arrivée.
Horaires du guichet : du lundi au jeudi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30 ; le vendredi de 8h30 à 14h00. Téléphone du lundi au vendredi de 8h30 à 11h30.
Contact : Place du Château 1, 1014 Lausanne · +41 21 316 41 11 · legalisation@vd.ch
Le bureau ne peut pas renseigner sur la procédure du pays de destination : adressez-vous à l'ambassade ou au consulat de ce pays.
Légaliser une signature pour une utilisation en Suisse (pas à l'étranger) : seul un notaire peut le faire.

Sources : État de Vaud, Légalisations de documents pour l'étranger (apostilles) · Préfecture de Lausanne, Légalisation de signatures, informations pratiques (PDF, V.01.2026)

Documents fédéraux et diplômes EPFL : Chancellerie fédérale

Le service des légalisations de la Chancellerie fédérale, à Berne, certifie les signatures des offices et institutions fédéraux (dont l'EPFL, et l'Office fédéral de la justice pour les extraits du casier judiciaire), des autorités cantonales, des ambassades de Suisse, et des ambassades et consulats étrangers en Suisse.

Par courrier postal uniquement. Envoyez le document original, le pays de destination, le justificatif du paiement anticipé, une enveloppe-réponse affranchie à votre adresse et un numéro de téléphone.
Émolument : CHF 20 par légalisation (par signature originale), payés d'avance en francs suisses (aide-mémoire de la Chancellerie fédérale, mis à jour le 12 juin 2026).
Délai : en général 3 à 5 jours ouvrables.
Fermé les 24 et 31 décembre 2026 (annonce de la Chancellerie fédérale).
Contact : Chancellerie fédérale, Légalisations, Gurtengasse 5, 3003 Berne · +41 58 462 37 69 (du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00) · legalisation@bk.admin.ch

Diplôme EPFL pour l'étranger : l'EPFL indique qu'une copie certifiée par l'EPFL suffit dans la plupart des cas. Si une légalisation vous est demandée :

Déposez votre diplôme original au Guichet des services aux étudiants pour que l'EPFL y appose un tampon et la signature d'une personne autorisée, ou commandez une copie certifiée imprimée. Le bulletin de notes et le supplément au diplôme ne peuvent être légalisés que sous forme de copie certifiée imprimée.
Envoyez-le vous-même à la Chancellerie fédérale (l'EPFL ne peut pas l'envoyer à votre place). La Chancellerie appose une apostille (pays de la Convention de La Haye) ou légalise le document (autres pays).

Reconnaissance d'un diplôme suisse à l'étranger : l'EPFL renvoie au Secrétariat d'État à la formation, à la recherche et à l'innovation (SEFRI), qui publie des informations sur la reconnaissance des diplômes suisses à l'étranger et peut délivrer des attestations pour les démarches formelles.

Sources : Chancellerie fédérale, Légalisations · Chancellerie fédérale, Aide-mémoire Légalisations (PDF, mis à jour le 12 juin 2026) · EPFL, Légalisation des diplômes

Conseils pratiques

Demandez avant de commander. C'est l'office qui veut le document (commune, SPOP, état civil, SAN, autorité étrangère) qui décide de la forme qu'il accepte : original, apostille, légalisation, extrait plurilingue, traduction.
Commandez des extraits récents. Selon le mémento sur le mariage, les documents ne devraient en principe pas dater de plus de six mois.
Gardez les originaux en lieu sûr. Les offices demandent souvent les originaux ; gardez des copies numérisées pour vous. Si votre passeport ou votre carte d'identité est perdu pendant qu'un dossier est en cours, voir Passeport, carte d'identité ou carte de permis perdu ou volé.
Votre ambassade ou consulat en Suisse peut vous expliquer comment obtenir des documents d'état civil de votre pays pendant que vous vivez ici.

Liste de contrôle

J'ai demandé à l'office concerné exactement quelle forme il accepte.
J'ai regardé si le pays qui a délivré le document figure sur la liste Apostille de la HCCH.
Apostille du pays qui a délivré le document, ou légalisation par la représentation suisse dans ce pays.
Traduction certifiée en français (signature du traducteur légalisée par un notaire vaudois), si le document n'est pas en allemand, en français ou en italien.
Documents suisses pour l'étranger : Préfecture de Lausanne (documents vaudois, CHF 30) ou Chancellerie fédérale (documents fédéraux et EPFL, par courrier).
J'ai prévu plusieurs mois pour le contrôle des documents d'état civil.

Délais pour ce thème

Avant de commander un document : demandez à l'office concerné quelle forme il accepte.
Documents d'état civil : en principe pas plus de six mois.
Rendez-vous à l'état civil vaudois : annulez au moins 24 heures à l'avance, sinon émolument supplémentaire de CHF 75.
Contrôle des documents étrangers : comptez plusieurs mois ; ne fixez pas de date de mariage avant la fin de la procédure préparatoire.
Préfecture de Lausanne par courrier : environ 10 jours ouvrables. Chancellerie fédérale : en général 3 à 5 jours ouvrables, fermée les 24 et 31 décembre 2026.

Voir le calendrier complet de la première année

Sources officielles

La page officielle fait toujours foi ; elle a peut-être changé depuis la rédaction de ce kit.

Guide étudiant non officiel. L'office qui demande votre document a le dernier mot sur ce qu'il accepte.

Pas un conseil officiel. Guide d'orientation seulement, pas un conseil juridique. Vérifiez toujours les pages officielles indiquées avant d'agir.